Советы по упаковке документов для безопасной доставки

Документы – это ценное отправление, которое нуждается в особом отношении. Наши курьеры всегда стараются проявлять повышенную внимательность, если получают заказ такого типа. Однако на итоговое состояние отправления влияет не только отношение сотрудника курьерской службы. В пути документация подвергается физическому воздействию, влиянию внешних факторов, в результате чего документация может повредиться. Чтобы такого не произошло, уделяйте внимание упаковке документов. От нее во многом зависит, в каком виде будет доставлено отправление. Лучше не передавать в доставку документы без упаковки, а заранее продумать ее.

Какие виды упаковки подойдут?

К перевозке документов с упаковкой нужно подготовиться. Заранее изучите ее виды, которые пользуются популярностью. Чтобы отправление доехало в целости, можно использовать:

• Картонный конверт. Он гораздо прочнее бумажного. Плотный материал защищает документацию от заломов, грязи, предотвращает ее повреждение.

• Пластиковый пакет. Лучше совмещать его использование с картонным конвертом. Плюс пластиковой упаковки в том, что ее невозможно вскрыть без повреждений.. Еще один плюс – защита от влаги. Пластик предотвращает ее воздействие, даже если курьер попал под дождь, и сумка для перевозки отправлений намокла.

• Папки и файлы. Их применяют только как средства дополнительной защиты и не используют сами по себе. Они призваны предотвратить воздействие пыли, грязи, влаги.

• Пузырчатую пленку. Это тоже дополнительный материал для перевозки. Ее используют как дополнительную прослойку между самим документом и упаковкой. Так риск повреждения будет ниже.

• Твердую пластиковую папку. Такой вариант отлично защищает от заломов. Но сверху документ лучше запаковать в пластиковый пакет и поместить между ним и папкой пупырчатую плену.

Общие советы по упаковке

Законодательно закрепленных нормативных требований к упаковке документов нет. Здесь каждый действует из соображений целесообразности. Главная задача при доставке документов по России – обеспечить максимальную защиту во время перевозки. Но есть ряд основных правил, которые соблюдают всегда. Документ без упаковки можно перевозить, только если вы везете его сами. Да и в этом случае есть большие риски. Если документ без упаковки можно передать лично в руки, так и сделайте. Во всех остальных случаях позаботьтесь о дополнительной защите. Так вы сократите риски, повысите вероятность того, что вам не придется переделывать документацию.

Есть общие правила упаковки документов. Так, подбирайте ее, учитывая количество отправлений и их размер. Например, 20 листов формата А4 могут не поместиться в классический картонный конверт. Придется докупать еще один конверт. Лучше сделать это заранее, чтобы в момент отправки не испытывать панику и действовать максимально спокойно и размеренно.

Помните об особенностях различных средств упаковки документов. Например, пластиковый пакет требует повышенной внимательности. У вас есть только 1 шанс, чтобы наклеить клапан. Оторвать и переклеить его повторно не получится. Это плюс, поскольку никто не откроет пакет без вашего ведома, но и минус, ведь права на ошибку нет.

Не используйте упаковку нормативных документов, если она не подходит по размеру. Смотрите, чтобы отправление лежало в ней свободно, но не болталось. Так возрастет шанс на повреждение. Не сгибайте документацию, помещая ее в конверт или папку. Так она утратит внешний вид, в результате чего ее не примут. Соблюдая правила, регламентирующие упаковку документов, вы снизите риск их повреждений и добьетесь того, что ваши отправления привезут в целости даже при международной доставке документов.